2. Las Columnas y el Encabezado de la Tarjeta Kardex Sirven Para.

• CÓDIGO: Se anota el numero que le corresponda al suministro, de acuerdo a los listados basicos que se manejan en el Instituto.
• DESCRIPCIÓN: Se escribe el nombre del suministro para facilitar su identificación, de conformidad a los listados básicos autorizados por el Instituto. Si es un medicamento su nombre genérico y su forma farmacéutica.
• UNIDAD DE DESPACHO: Se refiere a la forma farmacéutica en la que se dispensa el suministro o medicamento, por ejemplo: tabletas, ampollas, vial, frasco, capsula, tableta, comprimido.
• NUMERO CORRELATIVO: Se anota el numero de la Tarjeta que se esta utilizando. Deacuerdo al numero que corresponde a cada Unidad Medica.
• NIVELES DE SEGURIDAD POR BIMESTRE: Estos niveles de seguridad se calculan por bimestre para que el encargado de la bodega conozca y controle la cantidad mínima y máxima que debe existir de cada suministro para evitar desabastecimiento o sobre abastecimiento. Cada 02 meses se debe calcular la cantidad máxima y mínima y anotarla en el bimestre correspondiente. En la actualidad los mínimos y máximos como se encuentran regulados en el acuerdo de compras, en donde se indica que las existencias a adquirir no debe ser mayores a los tres meses.
• FECHA: Se anota el día, mes y año en que se realiza la operación, es decir se anota la fecha en que se realiza un inventario, se registra un ingreso, una salida, un ajuste. etc.
• COMPROBANTE (COM No.): Se anota el numero de todo documento que respalde la operación que se realice en la tarjeta, por ejemplo: se anota el numero de factura, cuando es un ingreso a la bodega.
• PROCEDENCIA/DESTINO: Se refiere a dos aspectos:

1. PROCEDENCIA: Se debe de escribir el nombre de la dependencia o institución, proveedor, que envía o despacha los suministros, ya sea por compra, traslado o donación.
2. DESTINO: Identifica la dependencia, institución o servicio, al cual se entrega el suministro.

Esta columna también sirve para identificar el motivo por el cual se realiza un reajuste, que puede ser por deterioro, vencimiento, préstamo, traslado, inventario del Departamento de Auditoria Interna y baja.

• FECHA DE VENCIMIENTO: Se anota el día, mes y año en que vence el suministro. Esta información aparece impresa en el empaque o etiqueta de cada producto. Si existe un producto con varias fechas de vencimiento.
• NUMERO DE LOTE: Se anota el numero de lote que viene impreso en el empaque de cada suministro. Si existe un suministro con varios números de lote, se utiliza una linea para cada numero de lote.
• ENTRADA (INGRESO): Se anota la cantidad de suministros que ingresan a la bodega, ya sea por compra, traslado o donación. Cada vez que opere un ingreso se debe anotar la fecha, cantidad, procedencia y modificar el saldo.
• VALOR UNITARIO: Se debe anotar el precio de conformidad a lo que se establecen a los acuerdos 06/01 07/01 de Gerencia (Sin Iva, con cinco decimales).
• SALIDA (EGRESO O CONSUMO): Se anota la cantidad de suministros que ha sido retirada de la bodega. Cada vez que opere un egreso se debe anotar la fecha, cantidad, procedencia y modificar saldo.
• REAJUSTE: En esta columna se registra la cantidad de suministros que van a ser retirados o ingresados a la bodega por una razón DIFERENTE a la del consumo o compra, por ejemplo: Un préstamo de Urgencia de otro establecimiento debe registrarse en esta columna, sumando la cantidad al saldo y las bajas por deterioro registrarse en negativo y restarse del saldo, así mismo las devoluciones de los servicios, etc.

Toda operación de reajuste debe estar respaldad por un procedimiento administrativo interno como por ejemplo: levantar un acta o elaborar un conocimiento.

• SALDO: Esta se obtine al sumar a la cantidad del inventario inicial, la cantidad de la columna de ENTRADA y los reajustes positivos (si los hubiera) y restarle a este resultado las cantidades de las columnas de SALIDA O CONSUMO y los reajustes negativos. Es la cantidad de existencias fisicas disponibles después de registrar cada ENTRADA, SALIDA Y REAJUSTE.

Esta columna debe reflejar la cantidad exacta de las existencias fisicas disponibles que estan en la bodega. Si no cuadran las existencias con el saldo del Kardex, se debe investigar las diferencias y si es necesario hacer ajustes al inventario o Kardex. Todos los productos en mal estado o vencidos deben ser descargados cuanto antes del kardex y separados de las existencias disponibles.

• FIRMA AUTORIZADA: Cada movimiento de existencias debe ser realizado por un trabajador autorizado para ello.